Vestre Viken er et offentlig organ og er dermed underlagt arkivlova, offentleglova og forvaltningsloven.
Hovedregelen er at alle saksdokumenter som offentlige organer sender eller mottar er offentlige. Dersom det er opplysninger i et enkelt dokument som etter lov eller forskrift er undergitt taushetsplikt, vil disse opplysningene bli unntatt fra dokumentet. Dersom dette medfører at dokumentet blir misvisende i forhold til opprinnelig innhold, eller at de unntatte opplysningene utgjør den vesentlige del av dokumentets innhold, kan dokumentet i sin helhet unntas fra offentlighet.
Opplysninger som er unntatt offentlighet i journalen er merket med teksten «Avskjermet».