Fra idé til innovasjon: Nytt digitalt pasientforløp for preoperative forberedelser
Det som startet som en lokal forbedringsidé ved Gynekologisk avdeling ved Drammen sykehus, har utviklet seg til et klinikkovergripende initiativ som effektiviserer og forbedrer pasientforløpet for preoperative forberedelser.
Tidligere møtte alle pasienter som skulle til sentraloperasjon opp til et fysisk journalopptak med LIS1-lege og sykepleier. Denne praksisen tok mye tid og ressurser, og det ble stilt spørsmål ved om det var mulig å selektere pasientene på en smartere måte.
Målet var å undersøke om friske pasienter kunne møte direkte til operasjon, og om fysisk journalopptak kun burde forbeholdes pasienter med høy sykdomsbyrde eller spesielle helsemessige behov. For å teste dette ble det etablert en tverrfaglig pilotgruppe bestående av seksjonsoverlege gynekologi Kristine Flaten, seksjonsoverlege anestesi Fredrik Høien, sykepleier Christine Marie Hilden Straume, rådgiver Johannes Grosser og spesialrådgiver digitalisering Kristine DeLemos. I tett samarbeid med Vestre Viken Forskning og Innovasjon, representert ved rådgiver Hege Berge, utviklet gruppen et nytt digitalt helseopplysningsskjema og nye arbeidsprosesser.
Triageres automatisk
Skjemaet ble integrert i Checkware og utviklet for å være både brukervennlig og effektivt. Det legger seg direkte i pasientens journal i DIPS Arena, og presenteres som en innkomstjournal, noe som gjør det enkelt for helsepersonell å få oversikt. Basert på pasientens svar triageres de automatisk til grønn, gul eller rød kategori, avhengig av helsetilstanden.
Sykepleier Christine Hilden Straume peker på hvor praktisk skjemaet er i klinisk arbeid:
– Det er en stor fordel at skjema er utformet som en innkomstjournal. Sykepleier får svar på det meste av nødvendig informasjon og LIS-legen får en enklere jobb. Der informasjon mangler eller medisiner ikke stemmer mellom skjema og kjernejournal, ringer vi pasienten, forklarer Hilden Straume.
I løpet av pilotperioden ble skjemaet testet på omtrent 1500 gynekologiske pasienter. Spørsmålene og de tilhørende arbeidsprosessene ble kontinuerlig forbedret basert på tilbakemeldinger fra brukerne. Erfaringene var så gode at klinikkens ledergruppe besluttet å utvide ordningen til andre operative fag, samt utvalgte pasientgrupper ved Barne- og ungdomsavdelingen.
Helhetlig effekt
Seksjonsoverlege i gynekologi Kristine Flaten fremhever verdien av forberedte pasienter:
– Når pasienten har fylt ut skjema før poliklinisk time, får legespesialisten et raskt overblikk over pasientens helsetilstand og bedre tid til den aktuelle problemstillingen. Dokumentasjonsbehovet blir også mindre på grunn av skjemaets utforming som en innkomstjournal.
Flaten understreker også den helhetlige effekten på ressursbruk:
– Dette gir oss mulighet til å prioritere ressursene inn mot pasientene som trenger det mest.
Gevinstene ved det nye pasientforløpet er mange:
• Pasientene kan fylle ut skjema i ro og mak hjemme
• Fysiske oppmøter reduseres
• Legespesialister får et raskt og strukturert overblikk
• Tidsbruk for LIS1 og sykepleier reduseres betydelig – fra 40 til 10 minutter per pasient
• Det totale rombehovet for journalopptak forventes redusert med 30 % på sikt
Rettferdig pasientflyt
Også anestesien har hatt nytte av det nye verktøyet. Seksjonsoverlege Fredrik Høien forklarer:
– Det at skjemaene er utformet som en innkomstjournal med fargekoding av svarene gir oss et raskere overblikk over pasientens helsetilstand enn tidligere. Dette har vært en stor forbedring.
Han påpeker videre hvordan systemet gir en mer rettferdig pasientflyt:
– Prosessen rundt journalopptak baserer seg nå på vurdering av kliniske opplysninger, slik at vi etter hvert kan sette opp pasienter til journalopptak basert på helsetilstand uavhengig av om de skal opereres dagkirurgisk eller med inneliggende forløp. Det åpner for en mer rettferdig og fornuftig bruk av ressurser.
Til tross for suksessen, gjenstår det utfordringer. Innføring av nye arbeidsprosesser har medført økt belastning for merkantilt personell, og det er fortsatt nødvendig å sikre at alle pasienter faktisk fyller ut skjemaet. Det er en målsetning på sikt å automatisere deler av prosessen ved hjelp av robotteknologi, noe som kan bidra til ytterligere effektivisering.
Prosjektleder Kristine DeLemos oppsummerer:
-Det digitale pasientforløpet ved Drammen sykehus er et godt eksempel på hvordan lokale initiativ og tverrfaglig samarbeid kan skape forbedringer til det beste for både pasient og helsepersonell.
Hvis du ønsker mer informasjon om prosjektet, kontakt Kristine DeLemos på epost krlemo@vestreviken.no