Betydelige forbedringer i ventetider

Ved å iverksette bedre organisering, økt samarbeid på tvers av fagfelt og løsninger som kveldspoliklinikk og privat henvisning, er ventelisten blitt redusert betraktelig. Dette har ført til raskere behandling, økt pasienttilfredshet og en mer effektiv arbeidsflyt.

Medisinsk kontortjeneste har ansvar for å administrere pasienthenvisninger, timebestillinger, konsultasjoner og koordinering med leger og helsepersonell. Dette arbeidet krever spesialisert kompetanse på flere fagfelt Ansatte har hatt spesifikk kompetanse innen sitt eget fagfelt, men manglet ofte kjennskap til oppgavene på andre områder. Det ble tydelig at det trengtes en bedre organisering og et system for kunnskapsdeling på tvers av fagfeltene for å gjøre arbeidsflyten mer effektiv og forutsigbar. 

Samtidig må man huske at dette er en balansegang. Bred jobbing på tvers bremser effektivitet og den fagspesifikk kjennskapen som er nødvendig for riktig håndtering.

Et godt eksempel er Gro Nebell Aronsen ved medisinsk poliklinisk senter ved Drammen sykehus. Hun fikk en spesifikk rolle med å sette seg inn i enkelte rapporter, holde oversikt over hvordan rapportene utviklet seg med mer. 

I løpet av det siste året ble et prosjekt om fremtidens kontortjeneste satt i gang, med mål om å øke robustheten i tjenesten og forbedre samarbeidet på tvers av fagfeltene. I tillegg har det vært høyt fokus på å bygge positiv kultur, øke arbeidstilfredshet med fokus på kommunikasjon og samhandling med bruk av BUSK-modellen på personalmøter og andre møter. 

Les mer om BUSK-modellen

Alle ansatte i medisinsk kontortjeneste har vært involvert i dette arbeidet, og det har vært et sterkt fokus på å organisere arbeidsoppgavene bedre.

Prosjektet har særlig hatt fokus på å skape en mer fleksibel organisering, hvor ansatte kan hjelpe til med oppgaver på tvers av fagfelt. I tillegg har det vært viktig å få på plass et system som gjør det enklere å fordele arbeidsoppgavene ved ferie eller fravær. Til tross for at organiseringen har blitt bedre, er det fortsatt behov for opplæring og evaluering for å opprettholde en høy faglig standard.

- Flere tiltak har blitt iverksatt for å redusere ventetidene for pasientene. Ett av de viktigste tiltakene har vært å rydde opp i rapporter og ventelister for kontroller og sekundærhenviste. Dette har gitt en mye bedre oversikt over hvilke oppgaver som haster, og hvilke som kan vente, forteller Trine Laheld seksjonsleder ved medisinsk poliklinisk senter ved Drammen sykehus.

- Tiltakene har bidratt til at vi har implementert nye og mer systematiske arbeidsmetoder for å håndtere ventelistene og ta imot nye henvisninger raskere, føyer hun til.

Hun legger til at de har hatt tett samarbeide med Elisabeth Duvaland, for å få avklaringer på prosedyrer og rutiner for medisinsk avdeling.

Et sentralt tiltak har vært å begynne å jobbe fra "begge ender", det vil si å håndtere både nyhenviste pasienter og pasienter på venteliste samtidig. Dette gjør at pasientene kan få raskere hjelp, da man kan dele arbeidsmengden mer jevnt over tid.

I tillegg har man hatt et sterkt fokus på å gi pasientene time umiddelbart etter at henvisningen er vurdert, i stedet for å vente med å sette opp time til pasienten er lagt til ventelisten. Dette tiltaket har redusert ventetiden for pasientene betydelig. 

Tallene er tydelige:

Mars 2024 var gjennomsnittlig ventetid 70 dager

Mars 2025 var gjennomsnittlig ventetid 39 dager

Et annet viktig tiltak har vært innføringen av kveldspoliklinikker. Dette har muliggjort at pasientene kan få kontrolltimer utenom ordinær arbeidstid, og dermed redusert ventetidene for pasienter som ellers måtte vente lenger. Kveldspoliklinikkene har særlig vært nyttige for pasienter som ikke har mulighet til å møte på dagtid, og har dermed vært et viktig verktøy i å redusere ventetidene for denne pasientgruppen.